Evénementiel - Chargé(e) de communication

Validation de la formation

• Attestation de fin de formation

Programme

Jour 1 : Comprendre le métier de responsable de communication évènementiel et connaitre les divers métiers qui l’entourent :

Chef de projet, régisseur général, responsable des relations publiques, l’attachée de presse, le chargé de production, etc… selon les différents évènements. Connaitre les qualités requises : avoir le sens du contact, être disponible, réactif, organisé et rigoureux, créatif… (résister au stress)

Connaitre les différents types d’évènements : salon, séminaire d’entreprise, conférence de presse, évènement festif, festival, tournée promotionnel, tournoi sportif, journées portes ouvertes, lancement de produits…
Définir les objectifs de l’évènement : pourquoi créer l’évènement ? dans quel but ? destiné à quel public ?

Jour 2 : Savoir mettre en place une stratégie de communication
• Définir les objectifs
• Définir les cibles
• Définir les axes
• Définir les actions et outils permettant de mettre en place le plan de communication,
Le budget et le retroplanning…

Jour 3 : Elaborer un plan de communication (médias et hors médias…)

Jour 4 : Savoir mettre en place et gérer un budget :
Recherche de prestataires, d’annonceurs, comparer et négocier les devis, gérer la trésorerie, faire le suivi des paiements dans le temps

Savoir mettre en place un retroplanning : repérer les temps forts de communication et organiser les actions en fonction.

Jour 5 : Savoir créer les outils de communication (dossier de presse, communiqué de presse, visuels, publicités, objets promotionnels, site web, newsletter, réseaux sociaux, vidéo…)

• Faire un dossier de presse et/ou un document de présentation de l’évènement
• Faire un communiqué de presse
• Elaborer un brief destiné au graphiste pour la réalisation de la charte graphique,
Du visuel et des déclinaisons.
• Adapter la charte graphique à divers outils : comment faire ressortir les informations
essentielles en respectant la charte selon les supports (publicités papiers, publicités web,
goodies, bâche, kakémono, affiche, stickers etc…)
• Comment créer le site web d’un évènement.
• Comment construire une newsletter
• Comment préparer sa communication sur les réseaux sociaux
• Comment élaborer une vidéo de présentation de l’évènement mais aussi une vidéo post
évènement
• Etc…

Jour 6 : Savoir réaliser et mettre en place les actions de communication évènementielles avant, pendant et après l’évènement :
• Comment organiser une conférence de presse,
• Comment organiser une soirée partenaires
• Comment organiser une réunion d’informations,
• Comment organiser une conférence bilan
• Etc…

Jour 7 : Elaborer une stratégie de partenariat, mécénat et sponsoring
• Définition du partenariat, mécénat et sponsoring
• Quelles sont les différences.
• Comment les adapter à l’évènement
• Savoir faire un bilan post évènement de ce volet afin d’en tirer le meilleur !

Savoir manager une équipe :
• Identifier les besoins humain tableau de bord/cahier des charges des équipes et des
missions à exécuter avant, pendant et après l’évènement pour chaque poste.

Jour 8 : Préparer l’évènement :
• Répertorier les besoins humains et matériels pour la durée de l’évènement.
• Préparer et gérer la régie technique et logistique de l’évènement.
• Mettre en place un retroplanning des actions durant l’exploitation de l’évènement.
• Gérer les intervenants interne et externe : accueille des partenaires, des médias, des
professionnels, du public…
• Gérer son espace et ses outils : connexion web, supports promotionnels de l’évènement…

Jour 9 : Définir la communication sur l’évènement :
• Gestions des invitations et des accréditations
• Prévoir les supports de communication durant l’évènement : programmes, vidéo,
• badge,etc…
• Mettre en place la signalétique
• Organiser le déroulement des discours, conférence(s) de presse, autre intervention…

Jour 10 : Comment gérer l’évènement le jour J :
• Gérer son équipe et les missions de chacun
• S’assurer du bon déroulement des actions prévues en amont
• Gérer avec réactivité

Suite de parcours possible

Sans objet